沟通能力的重要性

企业的组织结构简单的来说,有着两种主要的形式。一种是传统的垂直沟通型结构,如图1所示,主要特点是企业各部门分工明确,部门之间职能不重合,层级多且分明(“官多兵少,全是领导”),类似于政府机构。这种结构的组织,处在中间层面的管理者都是以“上传下达”式的垂直沟通为主,平行沟通较少。

沟通能力的重要性
沟通能力的重要性 第2张

操作方法

(01)企业的组织架构随着时代的进步也在进行着对应的调整,其中传统的垂直型架构逐渐向着扁平化发展,如图2所示。这就产生了第二种组织结构,即新型的水平沟通型结构。这种结构的组织,层级非常少(“官少兵多,都是平级”),即“扁平化”。一般重要项目的开展通常是跨部门协作,组织内的沟通形式以“左右逢源”式的部门内的水平沟通及部门间的水平沟通为主。

(02)随着组织结构形式的转变,以及扁平化趋势的进一步加深,对中层管理者的能力要求的侧重点也有所改变,由传统型管理者所担负的“垂直沟通”的职能过渡到新型中层管理者“水平沟通”能力。

(03)“上传下达”垂直式沟通传统型企业的垂直结构模式,其实类似于政府机构,即按照某种原则把企业职能细分到各个部门,每个部门都担负着特定的职能,与其他部门的职能通常没有交集,也就是说,只要做好自己分内事就行了。在这样的组织架构下,中层管理者担负的职责就是垂直式沟通,即贯彻高层管理者的指示,将基层员工的情况反馈给高层。

(04)这样垂直型沟通方式,对上层,中层管理者只要有强大的执行力即可;对下属,只要清晰传达要求即可。这是一种相对简单的沟通方式,中层面对的不是领导就是下属,有着严格的等级差别,面对领导,你只需要听;对下属,只需要说。这两种方式基本都只是沟通功能的一半,很少有机会能做到既听又说。

(05)久而久之,中层就成了一个上传下达的传话筒,沟通的缺失使得高层的指示未能得到完全的贯彻,因为只听不说很难完全理解领导的意思;基层的声音未能有效地反馈到高层,因为只说不听很难完全理解基层的声音。长此以往,连上传下达的功能都逐渐丧失,中层管理者逐渐沦为“鸡肋”般的尴尬处境。

(06)“左右逢源”水平式沟通与“上传下达”垂直式沟通注重上下级的沟通不同的是,“左右逢源”水平式沟通注重平级间的沟通。而这种水平式沟通在中层管理者上的表现就是“项目经理化”趋势。

(07)项目经理这个概念起源于西方,与传统意义上的经理相比,项目经理有着两个独特的特点:其一,因为项目本身的临时性特点(项目有着明确的开始和结束时间,是临时性工作,而不是重复性的工作),项目经理也是临时性的;其二,项目经理的下属的项目团队本身不隶属项目经理,通常隶属于公司的某个只能部门,也就是说,项目团队的人员一般是别人的下属。

(08)扁平性组织类似于这种项目团队,通常依靠某一个部门通常很难完成公司高层下达的任务,需要各个部门协作完成。某些任务通常由发起的部门管理者担任负责人,本部门以及其他部门的员工共同协助你完成。这样情况基本类似于项目团队的组成,你这个团队部门人员并不隶属于你,当你需要调动他们时需要积极协调其他部门管理者。即你的平级同事,水平沟通能力此时得到了展现的机会。

(09)水平沟通的几大原则:共同富裕原则;扁平型组织在发起一个重大项目时,很难把项目严格地划分到某一个部门,通常涉及到多个部门的协作。某一个中层管理者牵头作为项目的负责人时,要本着“共同富裕,利己也利人”的原则。简单地说,身为负责人,需要承担失败的风险,同时也有成功的荣耀。风险通常别的部门是选择性忽视的,成功的荣耀他们是眼红的。征用别的部门资源或者人员的时候,自然就面临着别人的这种心态。如果不处理好,就会很容易形成部门墙。面对这样的情况,身为负责人,首先要做到的是,传达一个项目的成功不是某个发起人的功劳,胜利的果实也不该他独享,应该是全体团队成员的功劳。并且,项目同样也是失败的可能,失败的后果应该由团队领导主要承担。项目的发起目的也是为了全公司所有部门的利益,成功的果实每个部门都能享受到,因此,各部门需要鼎力支持,努力做好实现“共同富裕”。

(10)设身处地原则中国有句古话 “屁股决定脑袋”,你身处什么位置决定了你的思考方式和立场。水平沟通时,应该设身处地站在对方的角度进行思考,这件事情对对方有什么利益,对方需要承担什么风险以及需要付出多少资源和人力。做到了“比你更懂你”,自然就能获得对方的支持。

(11)结果导向原则做每件事情本着某个目的取得,凡事以结果为导向。不能为了做事而做事,造成资源浪费做无用功。凡事必有结果,是水平沟通的重要原则,因为涉及到多部门间协作,一件没有结果的事情会让部门间的缺少联系起来的纽带,造成员工缺少存在感和归属感,丧失凝聚力。当然,结果有好有坏,不一定每一次都是好的结果,但是,没结果往往比坏结果更糟糕。

(12)上传下达式的沟通是简单的,各扫门前雪也是相对容易的处事方式。但是,随着时代的发展,企业面临的竞争更加激烈,这些落后的方式和心态会阻碍企业的发展。身为企业人数最多的管理者,中层管理者需要调整自己的心态,学习并运用水平沟通的原则和方法,促使企业发展,实现个人企业双赢!